Procesverbeteringen & IT – een gouden combi bij Texa Dakbedekkingen
Procesverbeteringen: Processen zijn de verbindende lijntjes binnen een organisatie. Ze zorgen ervoor dat afdelingen met elkaar in contact komen, en dat iedereen zijn steentje kan bijdragen aan het eindproduct. Daarmee vormt het de kern van de operatie en daarom vertegenwoordigen interne processen een aanzienlijk deel van de operationele kosten. Op dat moment gaat er bij onze Process expert een belletje rinkelen, want daar is dus ook de meeste winst te behalen. Bij onze opdrachtgever Texa Dakbedekkingen werd Thijs, de Process topper van VAMOS, gevraagd om de interne processen onder de loep te nemen. Een leuke uitdaging waarmee we met veel plezier aan de slag zijn gegaan!
In kaart brengen huidige situatie
De eerste stap is altijd, ook bij Texa Dakbedekkingen, het in kaart brengen van de huidige situatie. Hiermee krijg je meteen een goed beeld van alle knelpunten in een proces. Liggen alle processtappen bij één persoon, of gaat het proces juist over te veel schakels door de organisatie? In beide gevallen liggen er gevaren op de loer. Bijvoorbeeld als die ene persoon waar alles aan vast hangt met zwangerschapsverlof gaat. Wanneer er juist te veel mensen nodig zijn om het proces te doorlopen, kan dit het proces vertragen, wat ervoor kan zorgen dat andere mensen en processen stil komen te staan. Je operationele kosten zullen daarnaast hoger zijn als er veel menselijke controles en handelingen in processen zijn.
Procesverbeteringen en automatisering
Ons doel bij Texa Dakbedekkingen was om de processen minder afhankelijk te maken van enkele centrale personen, en ervoor te zorgen dat het proces minder foutgevoelig werd. Hoe we dit hebben gedaan? Door de belangrijkste onderdelen van een proces te standaardiseren en waar mogelijk te automatiseren. Door deze handelingen zorg je ervoor dat het makkelijker is om een bepaalde handeling uit te voeren en creëer je een consistente output van het proces. Daarnaast maken we het bijna onmogelijk om nog fouten te maken in de belangrijkste stappen van het proces.
Systemen en programma’s
Om de kwaliteit van werk sterk te verbeteren, is het cruciaal om ook te kijken naar het gebruik van systemen en programma’s. Door IT-systemen anders in te richten of nieuwe programma’s te introduceren, maak je herhalende taken makkelijker en leuker voor je collega’s én wordt de kwaliteit van werk dus sterk verbeterd. Er zijn talloze programma’s en IT-systemen op de markt, tegen de meest uiteenlopende prijzen. Toch zijn wij ook fan van een simpel “Excelletje”. Excel is perfect bruikbaar voor een proof of concept van een bepaalde automatisering of standaardisering. Wij bouwen een standaardisering in Excel om te kijken of het concept werkt. Na deze zogenaamde proof of concept kan je er altijd voor kiezen om te investeren in een “echt” softwareprogramma die gegevens ook verder kan verwerken in andere systemen.
Het resultaat
Door de belangrijkste knelpunten op de schop te nemen, hebben wij diverse processen voor Texa Dakbedekkingen verbeterd. Het belangrijkste softwaresysteem hebben we anders ingericht en de beginfase van een belangrijk proces hebben we losgekoppeld van één persoon. Hierdoor hebben we ervoor gezorgd dat de doorlooptijd van het hele proces verkort is en het proces nu niet meer afhankelijk is van één persoon. Doordat belangrijke stappen gestandaardiseerd zijn, maakt het nu ook niet meer uit welke persoon de werkzaamheden uitvoert en is de foutgevoeligheid enorm verlaagd. Op de lange termijn zullen daardoor operationele kosten afnemen en operationele risico’s kleiner worden. Voor deze processen van Texa Dakbedekkingen zijn de eerste mijlpalen behaald, de volgende stap is verder automatiseren!
Hoe heeft Texa Dakbedekkingen het ervaren?
VAMOS Support heeft voor ons als Texa al veel betekend. Een aantal maanden geleden zijn wij zeer intensief de processen gaan opschonen en veranderen naar een tegenwoordige tijd. Hierbij is VAMOS Support een sterke kracht, die buiten de dagelijkse werkzaamheden van het bedrijf kan blijven en daardoor een beter objectief beeld kan vormen. Hierdoor worden de processen met een versnelde gang aangepast, en levert het ons bedrijf sneller een groter positief resultaat op. – Lars Bos, Directeur Texa Dakbedekkingen
Het aanbrengen van vaste structuren en heldere manieren van communicatie had nogal wat voeten in de aarde, maar het is door hen super opgepakt. Het bedrijf is daardoor echt in een stroomversnelling terecht gekomen! – Mike Bos, Directeur Texa Dakbedekkingen
