Dag functieomschrijving, hallo scorecard!
Ken je dat? Je hebt als organisatie bloed, zweet en tranen gelaten om ALLE functies binnen de organisatie in kaart te brengen en vast te leggen in nieuwe functieomschrijvingen. En dan opgelucht ademhalen: “Zo dat was echt ff nodig!” Ja? Is dat zo? Op dat moment denk je misschien dat je hebt gewerkt aan een life changing activiteit, maar je zal het snel genoeg merken; deze functieomschrijvingen belanden in de la. Goede poging. Maar gooi ze wat ons betreft net iets verder dan die la. Hup, zo de prullenbak in! Dan kan je pas écht opgelucht ademhalen en zeggen: “Zo dat was echt ff nodig!”
Functieomschrijvingen
Functieomschrijvingen zijn in het leven geroepen om controle te houden. Ze leggen een medewerker haarfijn uit wat zijn taken, verantwoordelijkheden en eisen zijn. Het zijn vaak saaie beschrijvingen zoals “heeft HBO-denkniveau”, “heeft minimaal vijf jaar ervaring in soortgelijke functie” en “is verantwoordelijk voor de financiële administratie”. Oftewel: jij moet dit, dat en zus. Door een lijst van taken naar een medewerker toe te schuiven, zal de medewerker zich alleen blindstaren en focussen op deze activiteiten die in de functieomschrijving staan (de zogenaamde in-rol activiteiten). De medewerker zal exact die taken uitvoeren, maar niet meer dan dat. Terwijl je als ondernemer juist net dat stapje extra wil van je medewerkers; de extra-rol activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan: het helpen van collega’s, activiteiten die bijdragen aan een positief bedrijfsimago en het ontdekken van fouten in de bedrijfsprocessen. Een functieomschrijving beperkt dus de vrijheid en proactiviteit van de medewerker. Zonde!
Maar wat dan wel?
Functieomschrijvingen gaan uit van inspanningen en to do’s zoals “houdt zich 20 uur per week bezig met de administratie”. Terwijl volgens ons de focus zou moeten liggen op de uitkomsten en resultaten van die persoon. Door niet de taken (functieomschrijving) maar de resultaten (scorecard) te noteren krijgt de medewerker de vrijheid om zijn eigen werkwijze te bepalen, waardoor de medewerker de manier kan kiezen die voor hen het fijnst en het meest productief is. Het is dan ook geen verrassing dat dit, samen met de focus op de gewenste uitkomsten, kan zorgen voor hogere resultaten. Good job!
Score-wattes?
Scorecards beschrijven het gewenste gedrag van de medewerker en de gewenste resultaten. Scorecards vertellen een verhaal. Geen ellendige lange en vooral taaie beschrijvingen over wat je allemaal moet, maar een leuke, krachtige en kort geschreven scorecard, die bestaat uit drie onderdelen:
Missie
Wat draagt de medewerker bij aan de organisatie in de ideale situatie? Een kledingverkoper helpt bijvoorbeeld vrouwen aan een stijlvolle uitstraling. Door een heldere missie op te stellen weet de medewerker wat zijn bijdrage is aan de algemene strategie van het bedrijf. Hierdoor voelt de medewerker iedere dag weer dat hij een belangrijke rol speelt in het bereiken van de overkoepelende bedrijfsdoelen. En dit leidt dan weer tot meer motivatie, loyaliteit én gevoel van onmisbaarheid. Een baan waar je trots op kunt zijn!
Resultaten
Dit is een een korte lijst met bijdragen die de medewerker zal realiseren. En dan zo concreet mogelijk. Dus met getallen erbij. Bijvoorbeeld: “brengt de organisatie van 1 miljoen omzet in 2020 naar 3 miljoen omzet in 2025” of “het behalen van een gemiddelde klanttevredenheid van een 8”. Hierdoor is het voor de medewerker inzichtelijk wat het doel is en waar hij naar zal moeten streven. Door dit meetbaar te maken kan de medewerker een inschatting maken of hij op de juiste weg zit. Dit werkt verhelderend en zorgt voor transparantie.
Gedrag
Dit wordt uitgedrukt in de kernwaarden (van de organisatie) en de competenties (van de medewerker). Bijvoorbeeld: flexibel, klantgericht en zelfstandig. Het is belangrijker om te focussen op competenties dan op taken, omdat we ons momenteel in een dynamische omgeving bevinden. Hierdoor veranderen functies en bijbehorende taken continu. We willen natuurlijk niet elke week weer een hele reeks nieuwe functieomschrijvingen opstellen. Wij worden er al moe van als we eraan denken!
Een middel om te werven, binden, boeien en vloeien- een stuk goud in handen!
Je raadt het vast al: net als de functieomschrijvingen, kost ook het opstellen van deze scorecards tijd. Maar wij beloven jullie, dat (in tegenstelling tot bij de functieomschrijvingen) deze tijd zich ruimschoots terug gaat verdienen! Scorecards zijn namelijk effectief in te zetten op tal van verschillende vlakken. Bijvoorbeeld bij het zoeken en aannemen van nieuwe medewerkers (Naar welke competenties zijn we op zoek?). Bij het ontwikkelen en begeleiden van huidige medewerkers (Behaalt deze medewerker de gewenste resultaten?). Bij het motiveren van medewerkers (Yes! Ik heb bijna de verwachte resultaten behaald, nog even doorzetten.). En bij het besluit om een medewerker te laten gaan (Inzicht dat de medewerker niet beschikt over de juiste competenties). Kortom, de scorecard is een sleutel tot succes bij veel hr-processen. Geloof ons dan ook maar; die scorecards belanden niet in de la. En al helemaal niet in de prullenbak ;).
Aan de slag met een
hr-adviseur
van VAMOS support?
Laten we kennismaken!
Neem geheel vrijblijvend contact op voor een kennismaking. Wij denken graag met je mee.
