Risicoanalyse van het IT-landschap bij ERP
Met veel enthousiasme hebben onze Supporters Thijs en Tessa een gave Process opdracht afgerond bij Europe Retail Packing (ERP). Met meerdere vestigingen door heel Nederland is ERP een belangrijke dienstverlener op het gebied van inkopen, verpakken, logistiek en daarnaast ontwikkelen ze nieuwe concepten binnen de AGF-branche. De ambities van ERP zijn groot en het bedrijf wil flink doorgroeien. Daarom kwam ERP bij VAMOS met de vraag of het huidige IT-landschap met deze ambities mee kan groeien.
Om antwoord te kunnen geven op deze vraag zijn we aan de slag gegaan in vier stappen.
Stap 1: Huidige IT-landschap in kaart brengen
De eerste stap was het in kaart brengen van het huidige IT-landschap. Om dit landschap in beeld te krijgen, hebben we verschillende interviews met de hoofdgebruikers (key users) van de systemen afgenomen en keken we mee op hun werkplek. Doordat wij van buitenaf meekeken met de hoofdgebruikers, hebben we een analyse vanuit het oogpunt van de medewerker gemaakt. Hierdoor kregen we een goed inzicht hoe processen lopen en hoe het werk écht wordt uitgevoerd. Aan de hand van deze interviews is in beeld gebracht hoe systemen gebruikt worden en wat de processen van elk systeem zijn. Daarnaast is het ook duidelijk geworden wat sterke punten zijn van elk systeem en waar gebruikers tegenaan lopen.
Stap 2: Informatie verwerken
De volgende stap was het verwerken van alle verkregen informatie. Om de informatie zo overzichtelijk mogelijk te maken, is de informatie verwerkt aan de hand van flowcharts. Flowcharts geven een visuele weergave van processen en zorgen voor een overzichtelijk geheel. Voor elk systeem en elk proces maakten we een eigen flowchart. Zo wisten we zeker dat elk proces meegenomen werd.
Stap 3: Relaties bepalen
Aan de hand van de visuele flowcharts hebben we de verkregen informatie geanalyseerd en zijn onderlinge relaties bepaald. Daarnaast hebben we gekeken welke processen samen werken of door elkaar heen lopen. Dit vormde samen een overzicht van het gehele IT-landschap van het bedrijf
Stap 4: Risicoanalyse
De vierde en laatste stap was de risicoanalyse. Per systeem en afdeling hebben we gekeken waar valkuilen en risico’s in het landschap zaten. Dit gaf inzicht in de gevolgen en mogelijkheden die risico’s met zich mee brengen. Deze risicoanalyse was het startpunt voor ons uiteindelijke advies.
Het resultaat
Na een aantal intensieve weken hebben Thijs en Tessa een uitgebreide risicoanalyse en mooie verbetervoorstellen bij het MT aangedragen. Omdat we bij VAMOS als geen ander weten dat echte oplossingen vooral praktisch moeten zijn, hebben we deze verbetervoorstellen direct omgezet in een takenlijst. De taken op deze lijst zijn geordend op de mate van impact op het bedrijf en hoeveel effort nodig is om de verbetering te realiseren. ERP heeft nu een duidelijk beeld en advies verkregen over het IT-landschap en weet waar de risico’s en verbeterslagen liggen wanneer het bedrijf verder gaat groeien. Daarnaast kan het bedrijf direct aan de slag met de opgeleverde verbetervoorstellen. Genoeg werk aan de winkel dus!
Ook weten of je kan
doorgroeien met het
huidige IT-landschap?
Dat snappen we helemaal! Een kijkje van buitenaf kan heel goed werken. Benieuwd wat een Process-specialist voor jouw bedrijf kan beteken? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op, dan kijken we samen naar de mogelijkheden.
