Hoe we samen zorgen voor een optimaal inkoopproces!
In een eerder artikel van team Operations vertelden we al hoe wij bij VAMOS Support zorgen dat jouw organisatie in drie stappen naar de optimale balans tussen voldoende voorraad en minimale voorraadkosten gaat. Om te zorgen dat de producten in jouw voorraad de juiste kwaliteit hebben, op de juiste plaats en tijd zijn en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn, is het belangrijk om een optimaal inkoopproces te hebben. In dit artikel vertellen we wat wij verstaan onder het inkoopproces, het belang ervan en hoe wij bij VAMOS Support jouw inkoopproces kunnen optimaliseren.
Wat verstaan wij onder het inkoopproces?
Heb jij al wel eens een poging gedaan om het inkoopproces van jouw organisatie te optimaliseren? Dan weet je misschien wel dat het lastiger is dan het lijkt en hier veel bij komt kijken. Zo is het belangrijk om te analyseren wie de belangrijkste leveranciers zijn en hoe zij presteren. Dit kan ten opzichte van gemaakte afspraken, maar ook ten opzichte van de concurrenten. Daarnaast moet je precies weten welke inkoopartikelen op voorraad moeten liggen, zodat je niet misgrijpt en vertraging in het proces oploopt. Het is cruciaal om deze informatie duidelijk in kaart te hebben en te weten wat de huidige stand van zaken is.
De aspecten van het inkoopproces
De inkoopfunctie binnen een organisatie heeft als doel om te zorgen dat de juiste producten, met de juiste kwaliteit, op de juiste plaats, in de juiste hoeveelheden, tegen de juiste prijs beschikbaar zijn in het bedrijf. Dit doel bestaat uit drie belangrijke aspecten:
- Het technische aspect: de juiste producten met de juiste kwaliteit;
- Het logistieke aspect: de producten moeten op de juiste tijd op de juiste plaats zijn;
- Het commerciële aspect: de producten moeten tegen de juiste prijs beschikbaar zijn.
Als een van deze aspecten niet voldoet aan de eisen, zorgt dit vaak direct voor verstoring van het primaire proces. Grote kans dat dit de organisatie geld gaat kosten. Als een product bijvoorbeeld op de verkeerde plaats wordt geleverd, kunnen mensen of machines stil komen te staan. Bovendien moet er actie ondernomen worden om het product op de juiste plaats te krijgen.
Hoe verbetert VAMOS Support jouw inkoopproces?
Dit verbetertraject is erop gericht om de prestatie van de inkoopfunctie te verbeteren op alle aspecten. Allereerst analyseren we de huidige situatie. Wie kopen in, hoe wordt ingekocht, wat wordt ingekocht en waar wordt ingekocht? Dit klinkt misschien simpel, maar vaak is het beantwoorden van deze vragen toch lastig door het ontbreken van een (correct ingericht) systeem. Vervolgens bepalen we op welke gebieden verbetering behaald kan worden om deze tot slot door te voeren. Omdat het belangrijk is dat continu wordt bijgeschaafd aan de hand van de prestaties op alle aspecten van de inkoopfunctie, heeft dit traject een langere doorlooptijd. Samen zorgen we dat na deze tijd jouw organisatie een optimaal inkoopproces heeft.
Ook toe aan het optimaliseren van jouw inkoopproces?
Begrijpelijk dat we je met dit artikel aan het denken hebben gezet. Goed om te weten dat we je graag helpen met al je vragen. Twijfel dus niet om eens vrijblijvend contact met ons op te nemen. Samen kijken we naar de mogelijkheden en beantwoorden we je vragen.
