De uitdaging
Van der Mark Ketelonderhoud had een duidelijke ambitie: digitaliseren.
Monteurs werkten nog met papieren werkbonnen, gegevens werden handmatig verwerkt en Excel was de centrale tool voor alles. Van der Mark zag hierin een kans om te professionaliseren en ontwikkelde een ERP-systeem waarmee het volledige proces werd gedigitaliseerd en gestroomlijnd, van offerte tot facturatie.
Het ERP-systeem was al ontwikkeld en lag klaar voor gebruik en ook de benodigde iPads waren al beschikbaar voor het team. Toch bleef de daadwerkelijke inzet wegens tijdsgebrek uit. Vanaf dat moment kwam team Financiën & Operatie van VAMOS in beeld om het ERP-systeem daadwerkelijk in praktijk te gebruiken.
De vraag aan VAMOS was helder:
"Hoe zorgen we ervoor dat het ERP-systeem succesvol wordt geïmplementeerd binnen Van der Mark Ketelonderhoud?"
De oplossing moest praktisch zijn: een bruikbaar systeem, duidelijke instructies en een team dat het nieuwe digitale proces omarmt. Het uitgangspunt? Geen technologische revolutie, maar een heldere stap vooruit.
De aanpak
Onze Financiën & Operatie Consultant Ninke startte één dag per week op locatie bij Van der Mark Ketelonderhoud. De focus lag bij het bestaande ERP-systeem optimaal aan te laten aansluiten op de dagelijkse praktijk.
We begonnen met een grondige analyse:
- Hoe ziet het werkproces eruit op kantoor en bij monteurs?
- Wat is nodig om de implementatie mogelijk te maken?
- Waar zitten de verbeterpunten in het huidige ERP-systeem?
Samen met de systeembeheerder legde VAMOS de koppeling tussen techniek en praktijk. Doordat Ninke wekelijks op locatie aanwezig was, kon zij de behoeften van zowel de monteurs als het kantoorteam goed in kaart brengen. Ze testte uitgebreid en vroeg actief feedback aan de medewerkers. Op basis daarvan stelde ze wekelijks een lijst op met concrete verbeterpunten voor het ERP-systeem. Ninke vervulde hierin een sleutelrol: zij vertaalde de wensen en behoeften van de medewerkers naar praktische aanpassingen, die vervolgens door de systeembeheerder werden doorgevoerd in het systeem. Dit vormde een continu proces van optimalisatie, waarbij telkens nieuwe verbeterpunten werden aangeleverd en geïmplementeerd.
Concreet aangepakt:
- iPads ingericht met directe toegang tot werkorders, materialen en urenregistratie
- Heldere werkinstructies opgesteld, ondersteund met korte instructievideo’s
- Wekelijks aanwezig op locatie voor de voortdurende ontwikkeling van het ERP-systeem en feedback vanuit de medewerkers
- Persoonlijke training voor monteurs en ondersteuning bij gebruik van het systeem
Het resultaat
De implementatie zorgde voor een merkbare verbetering:
- Volledig digitaal werken: werkbonnen, materialen en uren worden nu digitaal verwerkt
- Efficiëntie in dataverwerking: foutmarge reduceren, actuele en betrouwbare data
- Draagvlak in het team: vertrouwen in het systeem en enthousiasme over het resultaat
De digitale basis is gelegd en wordt dagelijks intern gebruikt. Van der Mark Ketelonderhoud heeft een mooie stap gezet richting een toekomstbestendige, digitale bedrijfsvoering.
