Van handmatig werken naar een slimme financiële administratie

Bij WijZijnDe.IT werden veel administratieve processen nog handmatig uitgevoerd. Dat kostte onnodig veel tijd en maakte de administratie minder overzichtelijk en foutgevoeliger. De vraag was daarom helder: hoe richten we de financiële administratie efficiënter in, verminderen we handmatig werk en zorgen we ervoor dat de nieuwe administratief medewerkster effectief met Exact Online kan werken?

Om deze vraag op te pakken, ging Financiën & Operatie Consultant Bardo drie maanden aan de slag bij WijZijnDe.IT. Vanaf de start was duidelijk dat het om een afgebakend project ging: in korte tijd de financiële administratie slimmer inrichten, kennis overdragen en de organisatie zelfstandig verder laten werken.

Samen met het team bracht Bardo de belangrijkste verbeterpunten in kaart. Op basis van een duidelijke actielijst kon hij direct aan de slag. Hij verbeterde de inrichting van Exact Online, automatiseerde terugkerende werkzaamheden en bracht structuur aan in de administratie. Overbodige grootboekrekeningen werden samengevoegd, betalingen vereenvoudigd en het facturatieproces gestroomlijnd.

Naast het verbeteren van de processen stond kennisoverdracht centraal. Door de administratief medewerkster actief te begeleiden en mee te nemen in de nieuwe werkwijze, is de kennis binnen de organisatie geborgd. Hierdoor kan het team ook na afloop van het project zelfstandig met de vernieuwde werkwijze verder.

De oorspronkelijke opdracht werd eerder afgerond dan gepland. Daardoor ontstond ruimte om een volgende stap te zetten. Bardo ontwikkelde een dashboard waarmee de ondernemers eenvoudig inzicht krijgt in belangrijke financiële stuurcijfers. Zo zijn de financiële prestaties sneller inzichtelijk en kan er beter onderbouwd worden gestuurd.

Na drie maanden beschikt WijZijnDe.IT over een administratie die slimmer is ingericht, overzichtelijker en minder foutgevoelig is. Door terugkerende werkzaamheden te automatiseren, is minder handmatig werk nodig en blijft er meer tijd over voor werkzaamheden die echt waarde toevoegen.

Daarnaast beschikt de organisatie over een dashboard dat belangrijke financiële stuurinformatie overzichtelijk samenbrengt. Dankzij de kennisoverdracht tijdens het project kan het team bovendien zelfstandig verder met de vernieuwde werkwijze.

Voor Bardo was dit een leerzame opdracht, waarin hij zich naast het verbeteren van financiële processen ook verder ontwikkelde in het begeleiden en overdragen van kennis. Juist het meenemen van de administratief medewerkster in de nieuwe werkwijze was voor hem een waardevol onderdeel van het project. De korte lijnen en goede samenwerking met WijZijnDe.IT maakten het mogelijk om snel te schakelen en in korte tijd concrete resultaten te behalen.